I. Thủ tục cấp hộ chiếu lần đầu.

1. Đối với người là cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị quân đội nhân dân và công an nhân dân (kể cả người làm công theo chế độ hợp đồng từ 01 năm trở lên và những người được cơ quan, doanh nghiệp nhà nước cử sang làm việc tại các tổ chức kinh tế ngoài quốc doanh, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và tổ chức nước ngoài tại Việt Nam)

a. Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu.

- 02 tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông (mẫu TK1) kê khai đầy đủ, rõ ràng, có dán ảnh và kèm theo 3 ảnh (5 ảnh mới chụp, cỡ 4*6, mặt nhìn thẳng, đầu để trần)

Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý đương sự kí tên, đóng dấu giáp lai vào tờ khai để xác nhận nội dung và đóng đấu giáp lai vào ảnh dán trên 02 tờ khai.

- Văn bản của thủ trưởng có thẩm quyền của cơ quan chủ quản cử cán bộ đi nước ngoài hoặc đồng ý đi nước ngoài về việc riêng.

b. Nơi nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Người đề nghị cấp hộ chiếu trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cục quản lý xuất nhập cảnh (Chỉ cần 01 tờ khai mẫu TK1), hoặc trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Công an tỉnh (Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn từ 01 năm trở lên)

- Nếu nộp hồ sơ tại Cục quản lý xuất nhập cảnh thì trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục quản lý xuất nhập cảnh xem xét cấp hộ chiếu và trả kết quả cho người đề nghị cấp hộ chiếu.

- Nếu nộp hồ sơ tại Công an tỉnh: Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Công an tỉnh chuyển hồ sơ về Cục quản lý Xuất nhập cảnh xem xét cấp hộ chiếu và chuyển về Công an tỉnh để trả cho người đề nghị cấp hộ chiếu.

2. Đối với nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài.

a. Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu.

- 02 tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông (mẫu TK1) kê khai đầy đủ, rõ ràng, dán 02 ảnh và kèm theo 03 ảnh (tổng cộng là 05 ảnh 4*6, mặt nhìn thẳng, đầu để trần) có xác nhận và dấu giáp lai ảnh của trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn

· Nếu người đề nghị cấp hộ chiếu xuất trình đầy đủ:

1. Giấy CMTND

2. Giấy tờ chứng nhận đã đăng ký thường trú hoặc tạm trú dài hạn từ 01 năm trở lên (giấy tờ về hộ khẩu có: sổ hộ khẩu gia đình, hoặc giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể, hoặc sổ đăng ký tạm trú có thời hạn, hoặc giấy tạm trú có thời hạn) thì tờ khai xin cấp hộ chiếu không cần phải có xác nhận của trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú có thời hạn.

· Nếu người đề nghị cấp hộ chiếu chỉ có CMTND mà không có giấy tờ về hộ khẩu, thì vẫn phải có xác nhận và dấu giáp lai ảnh của trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú có thời hạn.

- Văn bản của thủ trưởng doanh nghiệp cử đi nước ngoài để giải quyết công việc của doanh nghiệp hoặc cho phép nghỉ để đi nước ngoài về việc riêng.

b. Nơi nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Người đề nghị cấp hộ chiếu trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Chỉ cần 01 tờ khai mẫu TK1) hoặc trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Công an tỉnh.

- Nếu nộp tại Cục Quản lý XNC: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý XNC xem xét cấp hộ chiếu.

- Nếu nộp tại Công an tỉnh: Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Công an tỉnh chuyển hồ sơ về Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để xem xét giải quyết. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý XNC xem xét cấp hộ chiếu và chuyển về Công an tỉnh để trả cho người đề nghị cấp hộ chiếu.

3. Đối với người không thuộc diện nêu ở điểm 1 và 2 mục I này (không phải là Cán bộ Công nhân viên, quân nhân, công an, nhân viên làm tại các liên doanh và các doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài)

a. Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu.

- 02 tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông (mẫu TK1) kê khai đầy đủ, rõ ràng, dán 02 ảnh và kèm theo 03 ảnh (tổng cộng 05 ảnh mới chụp, cỡ 4 x 6, mặt nhìn thẳng, đầu để trần).

· Nếu người đề nghị cấp hộ chiếu xuất trình đầy đủ:

1. Giấy CMTND

2. Giấy tờ chứng nhận đăng ký thường trú hoặc tạm trú dài hạn từ 01 năm trở lên (giấy tờ về hộ khẩu có: sổ hộ khẩu gia đình, hoặc giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể, hoặc sổ đăng ký tạm trú có thời hạn, hoặc giấy tạm trú có thời hạn.)

Thì tờ khai xin cấp hộ chiếu phổ thông không cần phải có xác nhận của trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn.

· Nếu người đề nghị cấp hộ chiếu chỉ có CMTND mà không có giấy tờ về hộ khẩu, thì vẫn phải có xác nhận và dấu giáp lai ảnh của trưởng công an phường, xã nơi đăng ý hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn vào tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu.

- Đối với các nhân vật tôn giáo ra nước ngoài hoạt động tôn giáo, cần phải có văn bản của ban tôn giáo Chính phủ đồng ý cho xuất cảnh.

b. Nơi nộp hồ sơ và nhận kết quả:

- Người đề nghị cấp hộ chiếu trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại phòng quản lý xuất nhập cảnh - Công an tỉnh.

- Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu tại Công an tỉnh, nhưng có nguyện vọng trực tiếp nhận hộ chiếu tại Cục Quản lý XNC, thì cũng được Cục Quản lý XNC xem xét giải quyết.

- Công an tỉnh xét và chuyển hồ sơ về Cục quản lý XNC trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Cục Quản lý XNC kiểm tra và cấp hộ chiếu trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu nộp hồ sơ tại Công an tỉnh quá 10 ngày làm việc mà không được Công an tỉnh thông báo đã chuyển hồ sơ về Cục Quản lý XNC, thì có thể trực tiếp đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh xuất trình giấy biên nhận về việc đã nộp hồ sơ tại Công an tỉnh. Cục Quản lý XNC sẽ cho kê khai lại tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu, và xem xét giải quyết trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc đối với người xuất cảnh có thời hạn và 10 ngày làm việc đối với người xuất cảnh định cư, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Đối với trẻ em dưới 16 tuổi.

a. Trường hợp đề nghị cấp riêng hộ chiếu

- Thủ tục hướng dẫn như mục 3 trên đây.

- 02 tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông (mẫu TK1) của trẻ em do cha mẹ, hoặc người đỡ đầu đứng khai, kí tên và ghi rõ mối quan hệ với đứa trẻ.

- 01 bản sao giấy khai sinh của trẻ em có công chứng

- Nếu là cha mẹ nuôi hoặc người đỡ đầu thì phải nộp kèm giấy tờ pháp lý chứng nhận là cha mẹ nuôi hoặc người đỡ dầu của trẻ em.

b. Trường hợp cha mẹ hoặc người đỡ đầu có yêu cầu cho trẻ em được cấp chung hộ chiếu:

- Trẻ em được khai chung vào tờ khai xin cấp hộ chiếu của Bố, mẹ hoặc người đỡ đầu.

- 01 bản sao giấy khai sinh của trẻ em có công chứng

- Nếu là cha mẹ nuôi, hoặc người đỡ đầu phải nộp kèm giấy tờ pháp lý chứng nhận là cha mẹ nuôi hoặc người đỡ đầu của đứa trẻ.

· Trường hợp trẻ em có cha, mẹ hoặc người đỡ đầu là cán bộ CNV, quân đội, công an, nhân viên liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, thì ảnh của trẻ phải có dấu giáp lai của cơ quan chủ quản của cha, mẹ hoặc người đỡ đầu.

· Trường hợp trẻ em có cha, mẹ hoặc ngưòi đỡ đầu không thuộc diện nêu trên thì ảnh của trẻ phải có dấu giáp lai của trưởng Công an phường, xã nơi cha, mẹ hoặc người đỡ đầu có hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn.

II. Thủ tục Gia hạn, Bổ sung, Sửa đổi, Cấp đổi hoặc cấp lại hộ chiếu.

1. Hồ sơ gồm:

- 02 tờ khai đề nghị gia hạn, bổ sung, sửa đổi, cấp đổi hộ chiếu phổ thông (mẫu TK2) không cần xin xác nhận của thủ trưởng cơ quan và trưởng Công an phường, xã nơi đang ở.

- Nếu gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu thì dán 02 ảnh vào tờ khai.

- Nếu xin cấp đổi hộ chiếu thì dán 02 ảnh vào tờ khai và nộp kèm thêm 03 ảnh

(tổng cộng 05 ảnh mới chụp, cỡ 4*6, mặt nhìn thẳng, đầu để trần)

- Trường hợp xin sửa đổi chi tiết nhân thân ghi trong hộ chiếu (như họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh...) phải kèm theo giấy tờ pháp lý về việc thay đổi chi tiết nhân thân đó.

- Trường hợp mất hộ chiếu xin cấp lại hoặc hộ chiếu đã quá hạn từ 01 năm trở lên phải làm thủ tục như xin cấp hộ chiếu lần đầu. (thủ tục như mục I ở trên). Nếu mất hộ chiếu xin cấp lại phải có đơn trình báo mất hộ chiếu có xác nhận của cơ quan công an nơi trình báo.

- Nếu cha mẹ hoặc người đỡ đầu đề nghị bổ sung trẻ em dưới 16 tuổi vào cùng hộ chiếu, phải nộp kèm bản sao có công chứng giấy khai sinh của trẻ. Nếu là cha mẹ nuôi hoặc người đỡ đầu phải có giấy tờ pháp lý chứng minh mối quan hệ đó. Trẻ em phải nộp 05 ảnh cỡ 3*4, ảnh códấu giáp lai của công an phường nơi trẻ có hộ khẩu.

2. Nơi nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Người xin gia hạn, bổ sung, sửa đổi, cấp đổi hoặc cấp lại hộ chiếu trực tiếp nộp hồ sơ tại Công an tỉnh hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

- Nếu nộp hồ sơ tại Cục Quản lý XNC (Chỉ cần 01 tờ khai): Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý XNC sẽ xem xét giải quyết và trả kết quả.

- Nếu Nộp hồ sơ tại Công an tỉnh: Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Công an tỉnh xem xét và chuyển về Cục Quản lý XNC. Sau 03 ngày nhận hồ sơ Cục Quản lý XNC giải quyết và chuyển kết quả về Công an tỉnh để trả cho người đề nghị.

III. Thủ tục đề nghị cấp dấu miễn thị thực (kí hiệu AB) đến các nước có kí hiệp định với Việt Nam về việc sử dụng kí hiệu AB đối với người mang hộ chiếu phổ thông nhưng đi việc công.

- Hiện nay giữa Việt Nam - Lào và Việt Nam - Trung Quốc, đang áp dụng việc miễn thị thực cho người mang hộ chiếu Phổ thông nhưng đi việc công (kí hiệu AB)

2. Hồ sơ.

a. Đối với người đã có hộ chiếu:

- Văn bản của thủ trưởng có thẩm quyền của cơ quan chủ quản cử đi công tác ở nước ngoài có kí hiệp định với Việt Nam về việc sử dụng kí hiệu AB đối với người mang hộ chiếu phổ thông nhưng đi việc công. Văn bản này phải nêu rõ chi tiết về người được đề nghị cấp AB, thông tin bao gồm: Họ tên, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu, nơi sinh, nơi thường trú, được cử đi công tác nước nào, thời gian công tác ở nước ngoài. Nếu văn bản này chưa nêu rõ các chi tiết đó thì cơ quan có người được cử đi công tác phải làm công văn gửi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh nêu đầy đủ các chi tiết đó.

b. Đối với người đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu:

- Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu như qui định tại điểm 1- a mục I bản hướng dẫn này.

3. Nơi nộp hồ sơ và nhận kết quả

- Thực hiện như qui định tại điểm 1- b mục I của hướng dẫn này.

IV. Một số vấn đề cần lưu ý.

1. Thủ tục nêu tại mục I và II trên đây áp dụng cho cả người xin cấp hộ chiếu để xuất cảnh có thời hạn và xuất cảnh định cư.

2. Người đề nghị cấp hộ chiếu phải trực tiếp đến nộp hồ sơ tại Công an tỉnh hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh theo hướng dẫn tại mục I và mục II trên đây. Khi nộp hồ sơ phải xuất trình giấy CMTND để đối chiếu (trừ trẻ em chưa đến tuổi cấp giấy CMTND)

3. Người thuộc diện nêu tại điểm 1 và 2 mục I, II, III trên đây có thể được cơ quan, đơn vị chủ quản cử cán bộ có trách nhiệm đi nộp hồ sơ và nhận kết quả thay. Người được cử phải xuất trình giấy CMTND, giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị chủ quản về việc cử đi nộp hồ sơ và nhận kết quả thay.

4. Người đề nghị cấp hộ chiếu nộp hồ sơ tại Công an tỉnh có thể yêu cầu được trực tiếp mang hồ sơ về Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Người có yêu cầu phải làm đơn đề nghị và Công an tỉnh sẽ xem xét giải quyết.

5. Khi nhận kết quả tại Công an tỉnh hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh người đề nghị cấp hộ chiếu phải xuất trình giấy CMTND (trừ trẻ em chưa đến tuổi cấp giấy CMTND) và giấy biên nhận nộp hồ sơ.

V. Một số điểm cần chú ý khi làm thủ tục đề nghị cấp hộ chiếu.

1. Khi viết tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông (mẫu TK1) cần điền đầy đủ, chi tiết từng hạng mục, trong đó lưu ý các hạng mục sau:

- Mục 3: Sinh ngày......tháng.......năm.......tại.......: Cần phải khai rõ nơi sinh theo theo địa chỉ, địa danh hiện tại.

VD: Khai nơi sinh là Bắc Ninh hoặc Bắc Giang mà không khai là Hà Bắc.

Khai là Thái Nguyên hoặc Bắc Kạn mà không khai là Bắc Thái.

- Mục 7: Nơi đăng ký tạm trú dài hạn: Nếu đăng ký nhân khẩu thường trú ở một nơi nhưng hiện tại đang ở một nơi khác thì phải khai nơi tạm trú dài hạn.

- Mục 10: Đã được cấp hộ chiếu phổ thông số............ngày cấp.............. nơi cấp.............có giá trị đến ngày.............

Trường hợp đã được cấp, phải ghi rõ số hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp, có giá trị đến thời gian nào. Nếu chưa được cấp thì ghi rõ chưa được cấp

- Mục 11: Tên và địa chỉ cơ quan làm việc: Đề nghị khai rõ chức danh công việc và nơi làm việc hiện tại

Nếu là cán bộ, nhân viên cơ quan, doanh nghiệp nhà nước, tổ chức CT - XH, lực lượng vũ trang đã nghỉ hưu hoặc thôi việc đề nghị xuất trình quyết định hoặc giấy chứng nhận của cơ quan.

- Mục 13: Văn bản của cơ quan chủ quản v/v cử (cho phép) đi nước ngoài số......ngày..........